Qué debe incluir el contrato de fotografía y video de tu boda o quinceañera

Depósito: cuánto apartas y si se descuenta

El contrato debe decir cuánto es el depósito, si se descuenta del total y si es reembolsable. Así sabes qué estás pagando: apartar una fecha significa que el estudio rechaza a otras familias para ese día.

Ejemplo IAZ: un depósito de $500 aparta tu fecha solo para ti y se descuenta de tu total. No es reembolsable.

Pagos: cuándo terminas de pagar

Busca un calendario claro de pagos y la fecha en que debes liquidar. Un contrato sin fecha final deja dudas para los dos lados.

Ejemplo IAZ: el resto se paga en abonos y se liquida un mes antes del evento.

Cancelación: qué pierdes y cuándo

Esta cláusula es la que más se lee tarde. Debe decir qué pasa si cancelas con mucha anticipación y qué pasa si cancelas cerca de la fecha.

Ejemplo IAZ: si cancelas con 4 meses o más de anticipación, solo pierdes tu depósito de $500; el depósito es el cargo por cancelación, no un cobro extra. Con menos de 4 meses, se pierde todo lo pagado.

Cambio de fecha: cuántas veces y con qué aviso

La vida cambia. El contrato debe decir si puedes mover tu fecha, con cuánta anticipación y qué pasa si la nueva fecha está ocupada.

Ejemplo IAZ: puedes cambiar la fecha una vez, con 4 meses o más de anticipación, si la nueva fecha está libre.

Horas de cobertura y hora de término

"8 horas" puede significar cosas distintas. Revisa si son horas continuas, si el traslado entre locaciones cuenta dentro de ellas y hasta qué hora cubren.

Ejemplo IAZ: las horas son continuas e incluyen los traslados y las esperas. La cobertura termina a las 10:00 pm; las horas después se pagan aparte a $150 cada una. La guía cuántas horas de foto y video necesita tu boda te ayuda a calcularlas.

Viaje y gastos del evento

El contrato debe decir desde dónde se mide la distancia, cuándo se cobra el viaje y quién paga estacionamientos o entradas.

Ejemplo IAZ: sin cargo de viaje a menos de 50 millas por carretera desde Tempe, Arizona (I-10 y US-60). Más lejos, se cotiza la distancia completa y se acuerda por escrito antes del evento. El estacionamiento y las entradas a los lugares los cubre la familia.

Selección de fotos: quién elige y cuánto tiempo tienes

Muchas entregas se atrasan porque nadie dijo quién elegía las fotos. Busca el plazo para tu selección y qué pasa si no llega.

Ejemplo IAZ: eliges tus fotos en línea dentro de las 4 semanas después del evento. Después de ese plazo, el equipo hace la selección y es final.

Entrega: tiempo habitual y desde cuándo se cuenta

Un contrato serio da un tiempo habitual y un punto de partida. Desconfía de las promesas sin condiciones y también de un "cuando se pueda".

Ejemplo IAZ: la entrega habitual, contada desde tu selección, es de 2 a 4 semanas para solo foto y de 4 a 8 semanas para foto y video. El contrato fija las condiciones finales. Si te preocupa la entrega, lee cómo no quedarte sin las fotos y el video.

Guardado de archivos: cuándo respaldar

Ningún estudio guarda tus archivos para siempre. Lo justo es que el contrato diga cuánto tiempo los conserva, para que tú respaldes a tiempo.

Ejemplo IAZ: guardamos tu material un año. Descarga y respalda tu galería dentro del primer año, porque después los archivos se borran.

Impresión de fotos: uso personal

Revisa si puedes imprimir las fotos que descargas. Hay contratos que lo cobran aparte.

Ejemplo IAZ: las descargas incluyen permiso para imprimir tus fotos para uso personal, y al contratarnos te enviamos un código de 20% de descuento en impresiones profesionales pedidas en línea. El uso comercial no está incluido.

Otros fotógrafos o videógrafos en el evento

El contrato suele decir cómo se trabaja si llega otro equipo profesional. Los teléfonos de tus invitados siempre son bienvenidos; lo que se coordina es otro fotógrafo o videógrafo contratado, para que nadie tape las tomas principales.

Ejemplo IAZ: somos el equipo de foto y video del evento. Si alguien más va a trabajar, avísanos antes para coordinar los ángulos.

Si el fotógrafo se enferma

Esta cláusula separa a un estudio con equipo de una sola persona. Pregunta qué pasa si quien te va a cubrir no puede llegar.

Ejemplo IAZ: otro integrante del equipo cubre tu evento. Si nadie está disponible, te devolvemos todo lo pagado.

Si falla un equipo

Cámaras, tarjetas y computadoras fallan. Lo importante es que haya respaldo y que el contrato diga qué pasa si aun así se pierde algo.

Ejemplo IAZ: llevamos equipo de respaldo a cada evento, y el contrato dice qué reembolso aplica si una falla de equipo afecta tu cobertura.

Límite de responsabilidad

Casi todos los contratos dicen hasta dónde responde el estudio, con frecuencia hasta el monto pagado. Léelo para saber qué esperar si algo sale mal, y pregunta si no lo entiendes.

Las 14 cláusulas de un vistazo

Úsala como guía rápida al leer cualquier contrato de foto y video.