Calendario de la quinceañera: el momento de apartar fotógrafo y videógrafo

Por qué la foto y el video se apartan antes que casi todo lo demás

La foto y el video se apartan pronto porque un equipo solo puede estar en un evento a la vez, mientras que el pastel, las flores o la decoración se pueden preparar para varias fiestas el mismo día. Si la fecha que elegiste es un sábado de temporada alta, otras familias la están buscando al mismo tiempo que tú.

Las guías de proveedores en inglés suelen recomendar contratar la foto y el video de 9 a 12 meses antes. Nuestra recomendación es más sencilla: lo antes posible en temporada alta, y en cuanto el salón y la iglesia confirmen la fecha. Si tu quinceañera es en menos tiempo, no te preocupes todavía; consulta la fecha, porque a veces sí está libre.

Contratar temprano también te da algo que se olvida: tiempo para pagar en abonos. El saldo se paga en abonos desde el depósito hasta un mes antes del evento, así que mientras más pronto apartas, más pequeños pueden ser los pagos.

De 12 a 9 meses antes: fecha, salón y equipo de foto y video

En esta etapa se decide lo que todo lo demás necesita: la fecha, la misa y el salón. En cuanto los tengas por escrito, aparta la foto y el video.

• Confirma la iglesia y el salón. El equipo de foto y video necesita saber las dos direcciones para calcular el tiempo entre locaciones, que cuenta dentro de las horas continuas del paquete.
• Compara paquetes con precios publicados. En cuánto cuesta la foto y el video de una quinceañera están los tres paquetes con todo lo que incluye cada uno, y la calculadora de presupuesto te dice cuánto destinar a foto y video según tu presupuesto total.
• Pregunta antes de pagar. Usa la lista de preguntas antes de contratar fotógrafo y videógrafo: quién va a cubrir el evento, qué pasa si se enferma, cuándo recibes las fotos.
• Aparta con $500. El depósito aparta la fecha solo para ti y se descuenta del total. Firmas el contrato desde tu celular y pagas el depósito como un paso aparte.

Si los padrinos van a regalar la foto y el video, este es el momento de hablarlo, antes de firmar. Así todos saben qué parte cubre cada quien y a nombre de quién va el contrato.

De 8 a 6 meses antes: vestido, corte de honor y colores

En estos meses se eligen el vestido, los colores y la corte de honor, y cada decisión se ve en las fotos durante años. No necesitas avisarle todo al equipo todavía, pero sí vale la pena pensar en cámara.

• Colores: algunos tonos se ven distintos en foto que en persona, sobre todo bajo las luces del salón. En errores con los colores de la quinceañera explicamos cuáles combinan mejor.
• Corte de honor: si van a ensayar un vals o un baile sorpresa, guarda la fecha de los ensayos; el día de la fiesta esos bailes pasan una sola vez.
• Sesión previa: empieza a pensar dónde quieres la sesión de fotos previa al evento. Un parque, un jardín o el mismo salón funcionan; lo importante es la luz y el tiempo de traslado.

De 5 a 4 meses antes: el paquete final antes de la fecha límite de cancelación

A 4 meses del evento cambia la regla de cancelación, así que conviene tener todo decidido antes. Si cancelas con 4 meses o más de anticipación, solo pierdes el depósito de $500; con menos de 4 meses, pierdes todo lo pagado.

En esta etapa: - Revisa si tu paquete alcanza. Si la misa y la fiesta están lejos, o si la quinceañera se arregla en una casa y los chambelanes en otra, quizá necesitas más horas o un segundo integrante del equipo. Un fotógrafo adicional cuesta $500 por las primeras 4 horas y un videógrafo adicional $600. - Cambio de fecha: si algo te obliga a mover la fiesta, el contrato permite un cambio de fecha, pedido con 4 meses o más de anticipación, si la nueva fecha está libre. - Extras con tiempo: el álbum, las ampliaciones enmarcadas o la Experiencia Digital Video Streaming para la familia que vive lejos se deciden mejor ahora que en la última semana.

De 3 a 2 meses antes: la sesión de fotos previa al evento

Cada paquete incluye una sesión de fotos previa al evento de 1 hora, y se hace al menos 2 semanas antes de la fiesta. Muchas familias la hacen de 1 a 2 meses antes para usar las fotos en la invitación, en el video de memorias o en la entrada del salón.

Lo que necesitas saber: - Un adulto de la familia debe estar presente durante toda la sesión, porque la quinceañera es menor de edad. - La hora se elige por la luz. En Arizona eso cambia mucho entre invierno y verano; en la mejor hora para una sesión de fotos está el horario por temporada. - Prepara la sesión con calma. Poses, uñas, peinado y qué llevar están en la guía de la sesión de fotos de XV años.

Un mes antes: saldo, itinerario y sorpresas

Un mes antes del evento se liquida el saldo y se entrega el itinerario por escrito. Con el itinerario, el equipo sabe a qué hora empieza la misa, cuándo es el vals, cuándo se corta el pastel y cuándo llega el baile sorpresa.

Incluye en el itinerario: - Direcciones y horarios de cada locación. - La lista de familiares y padrinos que no pueden faltar en las fotos. - Quién da el brindis, quién entrega la última muñeca y quién pone los zapatos. - Las sorpresas. Si hay una entrada sorpresa, un mariachi o un baile que la festejada no conoce, díselo al equipo. Guarda el secreto con los invitados, no con quien la va a grabar: un momento que nadie anunció es un momento que la cámara puede perder.

Cualquier cambio después de entregar el itinerario va por escrito. Y recuerda que el estacionamiento y las entradas a parques o jardines corren por cuenta de la familia.

La última semana y el día de la fiesta

La última semana sirve para confirmar, no para decidir. Confirma horarios con la iglesia, el salón y el equipo de foto y video, y nombra a una persona de la familia que conozca a todos para que ayude a juntar los grupos de fotos.

El día del evento, las horas de cobertura son continuas: cuentan desde que empieza el servicio, incluyen los traslados y las esperas, y terminan a las 10:00 pm. Si la fiesta sigue y quieres más cobertura, cada hora extra cuesta $150.

Después de la fiesta: selección, entrega y respaldo

Después del evento tienes 4 semanas para elegir tus fotos en tu galería en línea. Si no llega tu selección a tiempo, la hace el equipo, y esa selección es final.

A partir de tu selección, la entrega habitual es de 2 a 4 semanas cuando solo hay fotos, y de 4 a 8 semanas con foto y video. El contrato fija las condiciones finales. El material se guarda un año, así que descarga y respalda tu galería dentro del primer año. Las fotos que descargas incluyen permiso para imprimirlas para uso personal.